Documentación Electrónica en España

Ya estamos en el Siglo XXl, y los cambios se siguen produciendo si cesar y esta crisis hace que agudicemos el ingénio para abaratar los costes, en papel y en la gestión de documentos.

Los Gobiernos son los primeros interesados, necesitamos herramientas ágiles y fiables, para mejorar nuestra productividad.

Las herramientas que voy a exponer a continuación son gratis y válidas porque son facilitadas por los ministerios de Hacienda y Administraciones Publicas y el de Industria, Energía y Turismo.

Además aporto un ERP que os facilitará la vida con la contabilidad y la gestión documental.

¡Bueno, pasamos a la acción!
 

¿Cómo destruir un documento mediante una copia digital certificada?

• Necesitamos un escaner para realizar una copia digital si es posible en formato pdf.
• Utilidad de Copia, firma y validación electrónica, herramienta facilitada por el Gobierno de España, vea este enlace https://sede.minetur.gob.es/es-ES/firmaelectronica/Paginas/eCoFirma.aspx  Con esta aplicación añadiendo un certificado electrónico válido podemos firmar todo tipo de documentos no solo pdf, para archivarlos con validez.
• Base documental, si bien podemos tener nuestros documentos ordenados en carpetas una vez firmados, lo más aconsejable es tener un programa para su localización y gestión. Yo os recomiendo el que yo utilizo que es un ERP que además de gestionar la contabilidad, impuestos, facturas, etc;  tiene una gestión documental, se puede instalar en local y en Internet. Este se llama Dolibarr.

Para la creación, copia de facturas digitales.

• Antes de nada instalar el programa facturae del Gobierno de España que se encuentra en http://www.facturae.es/es-ES/Descargas/Paginas/index.aspx con el podemos reproducir facturas recibidas, introduciendo los datos se crea un documento archivo.xml y después se firma en un archivo.xsig al que podemos añadir el escaneado de la factura que nos ha llegado en papel. Para enviar facturas las creamos con este programa y se envía al cliente por correo la factura en formato  archivo.xsig. De nuevo recomiendo el programa ERP que genera facturas en pdf y adjuntando la factura digital firmada se consigue que el cliente pueda ver y archivar su factura en ambos formatos.
• Para validar las facturas electrónicas el Gobierno de España ha facilitado esta página http://www11.mityc.es/FacturaE/  , que adjuntando el archivo.xsig  nos informa que es válida la factura y la firma.

Requisitos.

• Ordenador por supuesto con navegador internet explorer o firefox
• Certificado válido: DNI electrónico, u otro se puede solicitar a la Fábrica de Moneda y Timbre  http://www.cert.fnmt.es/index.php?cha=cit&sec=4  y validar en algunas administraciones como las sedes de la Agencia Tributaria entre otras.
• Tener instalado java; cuando intentas instalar cualquier aplicación indicada de los ministerios, se lanza el autoinstalador de java.
• Es conveniente un programa de facturación y otro de gestión documental, aunque para pequeñas empresas, se puede trabajar con excel y guardando las facturas en una carpeta.
• Y muy conveniente hacer una copia de seguridad al menos semanal.

• Yo en mi caso tengo instalado Dolibarr, que es a la vez programa de facturación, contabilidad y gestión documental. Lo he instalado en Internet  y accedo a mis clientes desde cualquier ordenador o desde mi movil.

Para cualquier ayuda contacte conmigo,

Un saludo.